VIDEOCONFERENCIAS MEET Y ZOOM

 VIDEOCONFERENCIAS 

La videoconferencia es un sistema muy útil para comunicarse con personas que se encuentran en diferentes partes del mundo. Al permitir la transmisión bidireccional de imágenes y sonido, este tipo de comunicación resulta ser más completa que el teléfono tradicional.

Además de conversar con otras personas y verlas en pantalla, la videoconferencia es muy útil en el trabajo o la escuela, ya que permite compartir documentos y comentarlos mientras los participantes autorizados los miran, los editan y realizan todo tipo de anotaciones sobre ellos.

Los proveedores de videoconferencias, algunos son de paga, pero tienen opciones gratuitas, otros son totalmente gratuitos, ejemplos de ellos tenemos a Microsoft Teams, Skype, incluso WhatsApp; en esta lección revisaremos a Zoom y Google Meet.

ZOOM

Zoom es una aplicación de videoconferencias y reuniones virtuales, la cual puedes usar desde su sitio en Internet, descargarlo en tu computadora o cualquier otro dispositivo electrónico.

Página Principal

Una vez en la página principal, para poder usar la aplicación es necesario registrarse, solo haz clic en el botón REGISTRARSE, ES GRATUITA.

Después del registro para poder usar la aplicación desde Internet, haz clic en el botón INGRESAR.

Te aparecerá una ventana que te pedirá que ingreses la dirección de correo electrónico y la contraseña con que te registraste, al final haz clic en el botón Ingresar.

Ya que estás dentro de Zoom, te puede aparecer un mensaje como el de la imagen, ya que aún tienes creada una reunión; en esa sección puedes programar tus reuniones.

Entrar a una Reunión

Cuando la reunión no la creas tú y eres invitado a participar en una, como sucede en tus clases en línea, hazlo apretando la opción Entrar a una reunión.

ID de la Reunión

Es importante que sepas que todas las personas que se registran en esta aplicación tienen un “ID”, es decir un número de identificación, es necesario que la persona que te invite a una reunión te envíe su ID, o tú debes enviar tu ID a las personas con quienes quieras reunirte.

Contraseña de la Reunión

Igual que el ID, la contraseña es necesaria para el ingreso a las reuniones, te deben y debes enviar la contraseña de la reunión.

Interfaz Principal de Zoom

En la interfaz principal, encontrarás varias opciones a realizar. La primera que está en color naranja sirve para crear una nueva reunión, aquí crearás una reunión, pero necesitarás enviar una invitación a las personas con quienes quieras reunirte en ese momento.

La opción Join o Entrar, sirve para entrar a una reunión a la que te hayan invitado, recuerda que debes contar el ID y la contraseña para acceder a la reunión.

La opción Schedule o Agendar, sirve para programar reuniones en fechas determinadas. Aquí también debes enviar tu ID y contraseña. También te sirve para revisar e iniciar una reunión programada.

Y la opción Share screen o Compartir pantalla, sirve para compartir tu pantalla de una reunión, para hacerlo debes ingresar el ID de la reunión.

Entrar a una Reunión

Ahora revisemos cómo funciona Zoom al entrar a una reunión que nos hayan invitado, haz clic en el botón Join o Entrar.

Opciones de Audio y Video

Cuando entras o inicias una reunión, Zoom te sugiere dos opciones de audio y video al momento de ingresar, es decir, si quieres utilizar el audio y la cámara de tu dispositivo o utilizar audífonos de tipo manos libres y la cámara de tu dispositivo.

Para entrar a la reunión también puedes decidir si accedes con la cámara y micrófono encendidos o no, Zoom te preguntará.

Barra de Herramientas de Zoom

En la barra de herramientas encontrarás las funciones principales de Zoom.

Uso del Micrófono

Es importante que sepas utilizar adecuadamente el micrófono, ya que si lo dejas activo todo el tiempo se introducirán sonidos del entorno en que te encuentras, esto provocará distracción en los asistentes a la reunión, así que uso solo cuando participes hablando en la reunión.

Para activarlo o desactivarlo solo haz clic sobre el icono.

Uso de la Cámara

Es recomendable tener siempre encendida la cámara en tu reunión por respeto a los asistentes a la reunión, desactívala solo cuando es necesario.

Para activar y desactivar la cámara, haz clic sobre el icono.

Participantes de la Reunión

En este icono indica el número de participantes de la reunión, si quieres saber a detalle quienes son los participantes, haz clic sobre el icono.

Chat

El chat es muy útil para cuando necesitas hacer un comentario, sin interrumpir a la persona que está hablando. Esto también evita abrir el micrófono para contestar o comentar algo.

El mensaje puede ser visto por todos los participantes de la reunión eligiendo la opción para todos o lo puedes enviar a algún participante de forma privada.

Compartir Pantalla

Esta es una herramienta útil para compartir documentos, imágenes, videos en una reunión para que sean comentados o editados al momento, gracias a que con esta herramienta puedes tener acceso a las aplicaciones de tu dispositivo. Es una forma atractiva para realizar una exposición.

Si haces clic en Compartir pantalla, encontrarás opciones como compartir tu escritorio, que desde ahí puedes acceder a cualquier aplicación o la pizarra que a continuación verás.

Pizarra

Esta herramienta es como el pizarrón de clases, donde encontrarás un plumón, lápiz, figuras geométricas, resaltadores, escritura de textos, entre otros; es muy buena herramienta para trabajar en equipo.

Reacciones

Esta herramienta al igual que el chat, te permite participar en la reunión sin interrumpir a la persona que está hablando, dando tu aprobación o pidiendo la palabra.

Fin de la Reunión

Para finalizar una reunión solo haz clic en el botón End o Fin y la aplicación te presentará dos opciones, Finalizar la reunión para todos en el caso de ser tú el anfitrión o salir de la reunión si eres invitado.

GOOGLE MEET

aplicación de videoconferencias y reuniones virtuales, también seguramente ya la conoces, su uso en general es muy semejante a Zoom.

Iniciar una Reunión

Para iniciar una reunión debes iniciar sesión en tu cuenta de Google, y lo puedes hacer de dos formas:

Desde Google Meet

Ingresando la dirección en tu navegador https://meet.google.com/_meet para ir al inicio de Meet. Ahí encontrarás una opción para Iniciar o unirte a una reunión.

Al hacer clic sobre el botón Iniciar o unirse a una reunión verás este mensaje. Deja el campo vacío y haz clic en el botón continuar.

A continuación, verás la pantalla principal de reunión, donde podrás activar o desactivar el micrófono y la cámara de tu dispositivo. También encuentras la URL de acceso a la reunión y el botón para unirte.

Al hacer clic sobre el botón Unirme ahora, serás redirigido a una nueva pantalla donde podrás añadir a otros participantes.

Añadir Participantes

Puedes copiar los datos de acceso a la reunión (la URL o dirección web) y compartirlos por correo electrónico o mensajería con los invitados. También puedes hacer clic en el botón Añadir personas donde verás una nueva ventana con un directorio, selecciona los contactos deseados y/o, añade nuevas direcciones de correo. Finalmente presiona el botón Enviar invitación.

Acceso Desde Calendar

También puedes iniciar una reunión programándola desde la aplicación Google Calendar, al añadir un invitado a un evento, se añaden automáticamente un enlace a la videoconferencia y un número de acceso.

Dirígete a Google Calendar desde la URL https://calendar.google.com/calendar/r o desde las opciones de Google y crea un evento.

Haz clic sobre el botón Agregar invitados o Add guests, te mostrará una lista de contactos para seleccionar o puedes agregar direcciones de correo.

Al finalizar selecciona Guardar.

Verás una pantalla de confirmación preguntando si deseas enviar notificaciones por correo electrónico a los invitados, haz clic sobre enviar. Esto permitirá que los invitados reciban un email con la hora, fecha, asunto, descripción y enlace a la reunión y puedan unirse a la misma en el momento agendado.

Abrir una Reunión Programada

Para unirte a una reunión puedes hacerlo desde https://meet.google.com/_meet. Si tienes alguna reunión programada se mostrará así:

Haz clic sobre el evento y podrás ingresar a la reunión

También puedes unirte a la URL de la reunión. Ingresa la dirección en el navegador

Herramientas en la Reunión

Dentro de una reunión verás una pantalla como está:

Chat

En la parte superior derecha, verás un ícono (y tu nombre) para cada invitado que se una a la reunión. También encontrarás el ícono de chat, funciona igual que en Zoom, donde los participantes pueden escribir comentarios y compartir enlaces.

Activar Micrófono y Camara

Puedes activar o desactivar tu micrófono y cámara durante la reunión en estas opciones, haciendo clic sobre ellos.

Compartir Pantalla

Puedes compartir pantalla (seleccionando una ventana de tu navegador en particular o todas) en esta opción.

Al lado derecho del botón Presentar ahora encontrarás un botón de tres puntos verticales con otras opciones, como grabar la reunión, cambiar diseño, pantalla completa, haz clic en los tres puntitos y explora las opciones que te ofrece.

Salir de una Reunión 

Para salir de la reunión haz clic sobre el botón con el icono de un teléfono rojo.

Algo más acerca de cómo acceder a Google Meet, también puedes descargar a tu dispositivo la aplicación, muchos celulares ya lo tienen instalado y lo has visto; actualmente si entras a tu correo Gmail, también encontrarás el icono de Google Meet para comenzar o entrar a una reunión.